Etiketa obchodný list od A do Z



Obsah:

Iste ste nikdy nepríde na myseľ, povedať šéfovi: „Dobrý deň, priateľovi! Ako sa máš? „Až na tých vzácnych príležitostiach, keď jeho tvár a dostať sa na hlave, a priateľ, je to nevhodné. Zároveň sa v priebehu úradnej korešpondencie necháme ešte ambicióznejší Crash. Ale, viete, etikety obchodný list je nutné hľadať pevné a majú dobrú povesť. My Tear pred vami všetkými závojov, ktoré sa skrývajú pravdu a vysvetliť, ako správne komunikovať s obchodnými partnermi.

load...

Špecifiká obchodného vzťahu

Ak chcete pochopiť, ako písať listy do práce, je potrebné vedieť, čo obchodnej komunikácie sa líši od obvyklé. Ako každá iná, zahŕňa výmenu informácií a vnímanie interakcie medzi sebou navzájom. Ale hlavným rysom obchodnej komunikácie je, že neexistuje takmer žiadna osobné zložka. Napríklad, v práci alebo v akejkoľvek verejnej organizácie, sme skoro neukázal akékoľvek príznačné črty nášho charakteru nie je vtip, nekričte, netancuje, atď. … Naopak, dáme na maskou pokoja, zdvorilého a obchodný človeka, ktorý nemá proshibesh.

V obchodnej komunikácie nie je miesto pre emócie. Niektorý z vašich partnerov, kolegov alebo zákazníkov, nie sú splnené, ak sa náhle začnú plakať alebo skákať radosťou. Nie, samozrejme, že nie ste robot, ale niečo sa mu blíži. Aspoň máte, aby sa zabránilo jasné a hlboké emócie.

Ďalším rysom obchodnej komunikácie – to je nemožné zastaviť, keď budete chcieť. To znamená, že sa to stane aj v bežnom živote, napríklad keď hovoríte zať alebo rodičov. Ale to je úplne nemožné odísť, ak zákazník alebo obchodný partner má na niečo opýtať v profesionálnej sfére. Tiež ignoroval jeho listy, správy a telefonáty – existuje riziko, že prídu o prácu potom. To je dôvod, prečo rôzne požiadavky na voľných pracovných miest sa tak populárne linky o strese a pracovať ako tím, pretože v podnikateľskom prostredí musí čeliť a vysporiadať so všetkými druhmi ľudí.

load...

V obchodnej komunikácii je vždy cieľ. V prípade, že kuchyňa s priateľmi budete len hovoriť (aj keď za ne taky, sú ich potreby), potom prídete do práce s niektorými ľuďmi s pomerne jasnú predstavu. To môže byť diskusia o projekte, plánovanie organizácie pre najbližších šesť mesiacov, alebo čokoľvek iného. V súlade s tým, tento rys tvorí charakter obchodnej správy: trvalý, „suché“, rýchle, jasné a bez odbočenia. Aspoň, že to, ako veci fungujú vo väčšine situácií.

Celková etiketa obchodné písanie

Samozrejme, že písaný jazyk je veľmi odlišný od verbálnej: tam nemôžete intonácia akcenty. A pravidlá etikety je v tomto prípade oveľa viac – aspoň tak to vyzerá v okamihu, keď sa rozhodnete napísať obchodný list.

Mali by sme sa tiež zmieniť o papier. -Li skôr, keď už hovoríme o liste, okamžite si predstaviť, snehovo biele obálky, znížený do schránky, ale teraz sa situácia zmenila. Poštou sú stále menej a menej, zatiaľ čo e-získava svoju dynamiku. Nemali by sme zabúdať, že papier na listy musia byť úplne čistý a nie je pokrčený – je to otázka dobrého mena. Je žiaduce mať hlavičkové papiere s logom a telefónnych čísel pre obchodnej korešpondencie. Všetci okrem titulná strana by mala byť očíslované.

Avšak, bežná pošta je stále viac používa, aby neposielali e-maily a posielať zmluvy a iné obchodné dokumenty. Komunikácia je daná na milosť e-mailov. Mimochodom, ak potrebujete rýchlo vyriešiť akýkoľvek problém, a vhodnú liečbu a vítania s každým opakovanej správy môže byť vypustený. Ale prvé písmeno v každom prípade musí začínať návrhu takto: „Vážený pane Smith …“.

Písomne ​​(najmä obchod) zvláštny význam gramotnosť. Keď ste práve hovoril s niekým, stačí vyhnúť zámerne chyby reči a drsnosť, správne umiestniť prízvuk. V liste sa tiež môže prejaviť všetky svoje medzery v znalosti slovenského jazyka. Preto, ak nemáte pocit istoty vo svojom vlastnom gramotnosti, pred odoslaním listu lepšie opäť kontrolu gramatické chyby. Nezabudnite napísať na začiatok vety veľkým písmenom a usporiadať interpunkčné znamienka, pretože bez toho, že je veľmi ťažké pochopiť význam správy. Používať medzery a bodky pre štruktúrovanie textu.

Hovorí o štýle komunikácie, nemali by sme zabúdať, že Váš list na prvom mieste, musí byť „čitateľné“. To znamená, že je vhodné, aby sa zabránilo zložité štruktúry multi-level a prebytočné slovo (ak ste – právnik, alebo že je potrebné korešpondencia). Priniesť živé príklady, zrieďte textové diagramy a grafy – to robí informácií viac intuitívne a prehľadné. Jazyk obchodná korešpondencia, na rozdiel od obvyklé, často presýtený žargónu a klišé – to je etiketa normou.

Nuance obchodnej korešpondencie

Vyššie sme hovorili o všeobecnom etikety obchodnej korešpondencie. Avšak, tam sú rozmanité nuansy popísané dôstojnosť nie je niečo, čo samostatný článok, ale celá kniha. Vybrali sme pre vás najobľúbenejšie a dôležité črty obchodného listu. Prosím nájsť.

Štruktúra obchodného listu

Ako každá iná, obchodný list má jasnú štruktúru. Okrem toho, že ak je to zvyčajne dosť sa môžu značne líšiť prípad od prípadu a v závislosti na vaše želanie, v oznámenia služby má pomerne prísne pravidlá pravopisu. Zároveň neexistuje jednotný štandard, podľa ktorého väčšina z listov je vyrobená – zvyčajne majú svoje vlastné pravidlá každej spoločnosti. Avšak, ponúkame najviac všeobecný rámec pre elektronickú registráciu obchodný list, ktorý bude mať význam v deväťdesiatich percentách prípadov.

  1. „Cap“ písmeno zodpovedajúce firemného štýlu

    Pamätať, trochu vyššie, sme hovorili o potrebe každého podniku mať svoje pevné formy značky papiera? To isté platí pre e-maily. Ak stále neexistujú, potom ponúknuť túto iniciatívu nadriadených. Samozrejme, že oddelenie technickej podpory svojho prekliatia, ale list od vašej organizácie bude vyzerať pevnejší.

  2. Pozdrav

    Obchodné správa nie je nevyhnutne pozdrav ako taký (slovo „ahoj“ a „dobré popoludnie) – namiesto toho sa odporúča ihneď kontaktovať príjemcu menom a priezviskom. Avšak, ak interpersonálne korešpondencie, ale ktorý nesie formálny charakter, že by bolo vhodné, aby poprivestvovat svojho partnera v prvom liste.

  3. Hlavný obsah listu

    Táto časť má najväčšiu vysokú informačnú záťaž: v ňom otvorte účelu ich spracovania. Tieto aspekty môžu byť niekoľko, v tomto poradí, každá expozícia musí začať s jedinou odsekmi. Izolácia je nevyhnutná vzhľadom na to, že sa na každej záležitosti, ako pravidlo, prijímať nezávislé rozhodnutia. Ako príklady možno uviesť nasledujúcu vetu: „pýtať“, „oznámiť“, „ponuka zváženie“, atď … Nezabudnite, že vnútorné rozmery má aj svoju vlastnú štruktúru. Musíte na ospravedlnenie požiadavke naliehavosti, odhaliť jeho obsah opísal očakávaný výsledok v prípade, že uspokojivé odpovede a formulujú určité záruky pre adresáta.

  4. Zbohom

    Na rozdiel od bežného rozhovoru, v obchodných listoch sa nepoužívajú priame vzorca reči. Účelom posledná veta je výrazom vzťahu a hold zdvorilosti. Napríklad, „S úctou“, „všetko najlepšie“, „rešpekt“, „vopred vďačný za odpoveď,“ atď. …

  5. Vlastnoručný podpis

    V ňom svoje priezvisko, meno a priezvisko, ktoré pozíciu (prípadne s názvom oddelenia), ako aj kontaktné telefónne čísla sa musia uviesť. Bez toho, že je často veľmi ťažké udržať v kontakte s človekom. Mimochodom, je teraz k dispozícii možnosť elektronického podpisu. Ide o špeciálny súbor s textovým podpisom, že sa automaticky pripája na konci každej správy. Jeho použitie je považované za dobrej forme vo veľkých spoločnostiach. Navyše, to môže pôsobiť ako nenápadné reklamy vo vašej organizácii. Ak hovoríme o veľkosti, elektronický podpis by nemal byť viac ako päť alebo šesť riadkov a presiahnuť sumu sedemdesiat znakov.

  6. Odkaz na webové stránky a logo organizácie

    Ide o rovnaký Corporate Identity prvky, ako hlavičkový papier. Tiež, ak si zaslať propagačné ponuky alebo ponuky spolupráce, potom príjemcovia budú potešení skutočnosťou, že oni nepotrebujú prehľadávať celý Internet pri hľadaní informácií o firme.

Treba mať na pamäti, že je to celkom univerzálny konštrukcia sa môže líšiť v závislosti od typu správy. Propagačné stánok, ďakujem, záručných a sprievodných listov, pozvánok, oznámení, Vyúčtovanie, upomienky, Správy, varovanie a požiadavky. Ale takmer všetky z nich použiť túto štruktúru.

Veľkosť e-mailu je stanovené pravidlá etikety úplne jasne: ako pravidlo, musí byť menšia ako dvojnásobok než rukou. Ak chcete odoslať veľké množstvo informácií v texte listu je lepšie dať krátky sprievodný text a celú záležitosť zvyšok ako samostatnú prílohu. V prípadoch, keď to má veľké množstvo viac ako jeden megabajt, cieľ lepšie o to, aby varoval – nie všetky spoločnosti platiť za neobmedzený prístup k internetu.

Odpoveď na správu

Asi ste si všimli, že pri stlačení „A“ ( „Odpoveď“) pri odosielaní správ k téme odpoveď listu sa objaví častíc „Re …“. To pomôže vašej príjemcu pochopiť správu o tom, čo ste povedal. Textový predchádzajúce korešpondenciu sa zobrazí v okne. Umyť, alebo uložiť – to je otázka.

To všetko závisí na tom, akú úroveň formálnosti má korešpondenciu. Jednoducho povedané, ak ste chatovanie s priateľom alebo inou osobou, s ktorými voliteľnou veľmi formálny štýl, môžete odstrániť prebytok, takže riadok, ktorý umožňuje pochopiť, čo sa deje hovoriť. Pre väčšie pohodlie, môžete tiež rozdeliť list rovnakých úvodzovkách a v rámci každej z nich, aby svoju odpoveď. V prípade, že korešpondencia má byť vo všetkých formalít, ušetríte jeho obsah neporušený.

Reč vzorec

Ako môžete vidieť, obchodné listy takmer úplne postavený na všemožných klišé a stereotypov – stabilná expresia, čo ukazuje určitý jav. Veľmi užitočné mať po ruke „prasiatko“ v týchto rovnakých vzorcov, ktoré možno kombinovať medzi sebou a písať dlhé listy v poloautomatickom režime. O povinnom pozdravu sme písali vyššie, takže sme sa obrátiť na menej sa vyskytujúce, ale rovnako dôležité myšlienky.

  • vyjadrením ľútosti: „S poľutovaním vám informovať …“ „Bohužiaľ, nemôžeme prijať …“ „K mojej ľútosti, máme pred sebou …“;
  • Chvála: „Ďakujem vám za …“ „Daj mi vyjadriť svoju vďačnosť k vám …“, „Vzhľadom k tomu, svoj obrovský prínos pre …“ „Pretože sú poprednými odborníkmi vo svojom odbore,“ „Ďakujem vám za …“;
  • Pozvanie, zdôraznil pozitívne emócie: „Boli by sme radi, že počujem od vás …“ „Prosím, prijmite naše pozvanie, a dúfame, že budete mať čas …“ „Je nám cťou ponúknuť ….“ „Sme radi, že Vás pozvať … „;
  • Finálny veta: „Dúfame, že pre ďalšiu spoluprácu,“ „Tešíme sa na Vás nové myšlienky“, „vyjadruje svoje presvedčenie, že tento problém bude vyriešený v blízkej budúcnosti“, „Prajeme vám veľa úspechov“;

Doba odozvy na e-maily

Takže ste správu a stále žiadna odpoveď odoslaná. Je logické, že začnete sa obávať, či príjemca dostal vašu správu. Aby sa predišlo tejto nepríjemnej situácie v budúcnosti, použite voľbu „potvrdenie“, vďaka ktorej budú automaticky odosielané potvrdenie, že vaša správa bola zobrazená. Buď zadať reťazec so žiadosťou, aby tak urobili v textovej správe. Alternatívny spôsob kontroly je tiež jednoduchá volania do vlastných rúk adresáta s otázkou o doručení listu.

Všeobecne platí, že v súlade so zásadami obchodnej komunikácii odpovede Etika by sa nemali odkladať na dobu dlhšiu ako dva dni. Ak budete potrebovať viac času, potom by ste mali informovať svojho partnera korešpondenčne. A samozrejme, nezabudnite, že odpoveď by všetky e-maily (snáď s výnimkou zrejmého spamu) – zárukou vášho podnikania povesť.

Akékoľvek pravidlo predpokladá určitú sociálne usporiadanie, ktoré uľahčuje účastníkom komunikovať ich interakciu. Ale neznalosť týchto pravidiel môže priniesť veľa problémov korešpondenčne partnerov. Preto vytlačiť tento článok a zavesiť ho na monitore – a veľmi skoro so všetkými našimi kĺbových normy samy budú zahrnuté do vášho vedomia, už prinesie nepríjemnosti.

load...